Internal Deadline Tracker

研究費申請 内部締切トラッカー

What This Does

研究費公募の公式締切から逆算し、学内締切、部局締切、推薦・承認、e-Rad入力、申請書レビュー、予算確認、押印・機関承認などの内部タスクを整理する。公募を見つけるだけでなく、研究者と事務が締切に間に合う実行計画を作る。

• 対象ユーザー: URA、研究支援担当者、部局事務、PI、研究室秘書
• 解決する課題: 外部締切だけ見て動き始め、学内承認やe-Rad承認に間に合わない
• 期待される効果: 申請漏れ、差し戻し、内部承認遅延、資料未完成を減らす

Required Inputs

• 公募情報: 公募名、FA、公式URL、外部締切、提出方法
• 申請者情報: PI、所属、共同研究者、研究機関数
• 提出物: 申請書、予算書、承諾書、推薦書、倫理/COI関連書類など
• 機関内ルール（任意）: 学内締切、部局締切、承認者、事務担当、推薦枠
• レビュー希望（任意）: 申請書レビュー、予算確認、模擬面接など
• 現在日: 逆算の基準日

What It Produces

1. 逆算スケジュール表: 外部締切、学内締切、部局締切、作業期限 2. 担当者別ToDo: PI、URA、部局事務、共同機関ごとの作業 3. 不足情報リスト: 公式要領・機関通知・承認者・様式などの不足 4. リマインド文面: PIや共同研究者へ送る依頼メール 5. 危険度判定: 余裕あり / 要注意 / 高リスク / 申請困難

手順

1. 公式情報を確認する

必ず一次情報を確認し、確認日を記録する。

優先順位:

1. FA公式の公募要領・様式・Q&A 2. e-Radまたは申請システム上の公募情報 3. 所属機関の学内通知・部局通知 4. 二次情報・まとめサイト

確認した根拠:
- FA公式URL:
- 公募要領版/公開日:
- 学内通知URL/ファイル:
- 確認日:

2. 締切の種類を分ける

外部締切だけでなく、研究者が実際に守るべき内部締切を並べる。

3. 逆算表を作る

締切から逆算し、作業に必要なバッファを入れる。バッファは機関運用で変わるため、根拠がなければ「仮置き」と明記する。

| 日付 | 締切/作業 | 担当 | 根拠 | 状態 | 備考 |
|------|-----------|------|------|------|------|

逆算で入れる典型タスク:

• 応募資格・重複制限の確認
• PIへの応募意思確認
• 共同研究者・共同機関の確定
• 予算案作成と機関ルール確認
• 申請書初稿
• URAレビュー
• 部局レビュー・推薦
• e-Rad入力
• 機関承認
• 最終PDF確認

4. 危険度を判定する

断定できない場合は、判断ではなく「確認依頼」を出す。

5. 担当者別ToDoを作る

## 担当者別ToDo

### PI
- {タスク}（期限: {日付}、確認先: {担当}）

### URA
- {タスク}（期限: {日付}）

### 部局事務
- {タスク}（期限: {日付}）

### 共同研究者/共同機関
- {タスク}（期限: {日付}）

6. リマインドを作る

件名: [依頼] {公募名} 申請準備の締切確認

{公募名} について、外部締切は {外部締切} ですが、
学内手続きのため {学内締切} までに下記をご準備ください。

お願いしたいこと:
- {依頼1}
- {依頼2}

未確認事項:
- {確認事項}: {確認先} に確認中

判断基準

よくあるミスと対策

品質基準

• 外部締切、学内締切、部局締切、機関承認期限が分かれていること
• 公式情報のURL、版、確認日が記録されていること
• 担当者別ToDoに期限と確認先があること
• 推薦枠、重複制限、応募資格、e-Rad承認の確認が含まれていること
• 危険度判定があり、リスク時の次アクションが明確であること

Available Tools

• Read: 公募要領、学内通知、様式、過去スケジュールの読み込み
• Write: 逆算表、ToDo、リマインド文面の作成
• WebSearch / WebFetch: FA公式、公募要領、e-Rad情報、学内公開通知の確認
• Bash: 日付計算、締切表の整形、CSV作成