International Collaboration Logistics

国際連携ロジスティクス支援

What This Does

国際共同研究、海外研究者招聘、MOU/MOA、調印式、国際ワークショップ、海外機関連絡、時差をまたぐ会議、英文メール、旅費・ビザ・安全確認を運営する。国際契約や入管判断を代行せず、関係部署に確認するための情報と作業列を整える。

• 対象ユーザー: URA、国際連携担当、研究支援担当者、PI、部局事務
• 解決する課題: 海外機関との調整で、時差、書類、旅費、契約、ビザ、安全、言語が絡み作業が散らばる
• 期待される効果: 連絡漏れ、日程混乱、契約・輸出管理・安全確認遅れを減らす

Required Inputs

• 案件種別: 国際共同研究、招聘、MOU、調印式、ワークショップ、訪問、オンライン会議
• 相手先: 機関名、国、担当者、役職、タイムゾーン、連絡先
• 目的・成果物: 合意したいこと、会議資料、署名書類、研究計画、イベント
• 日程・場所: 候補日、時差、訪問場所、移動、オンラインURL
• 関連確認: 契約、輸出管理、旅費、ビザ、安全、保険、個人情報
• 資料（任意）: 招聘状、MOU案、議事録、研究計画、参加者リスト

What It Produces

1. 国際連携ToDo表: 日程、担当、確認先、状態、期限 2. 英文連絡文案: 日程調整、資料依頼、確認依頼、フォローアップ 3. 会議・訪問アジェンダ: 時差、目的、決定事項、参加者を整理 4. 専門部署確認リスト: 契約、輸出管理、旅費、ビザ、安全、広報 5. 当日運営メモ: 参加者、連絡先、資料、通訳、緊急連絡

手順

1. 案件種別と目的を確認する

案件:
- 種別:
- 目的:
- 決めること:
- 成果物:
- 希望時期:

MOUや契約、海外送付、技術提供がある場合は、早めに専門部署へ分岐する。

2. 時差と日程を整理する

| 候補日時 | 日本時間 | 相手先時間 | 参加必須者 | 制約 | 備考 |
|----------|----------|------------|------------|------|------|

相手先の祝日、学期、サマータイム、移動日を確認する。

3. 国際連携ToDo表を作る

| No | ToDo | 担当 | 確認先 | 期限 | 状態 | 備考 |
|----|------|------|--------|------|------|------|

典型ToDo:

• 英文日程調整
• 参加者・肩書・所属表記確認
• MOU/契約案確認
• 輸出管理確認
• 招聘状・旅費・ビザ・宿泊確認
• 会議資料・議事録・写真公開確認

4. 英文連絡文を作る

Subject: Meeting coordination for {project/event}

Dear {Name},

I hope this message finds you well.
We would like to arrange a meeting to discuss {purpose}.

Proposed time slots:
- {slot 1} JST / {local time}
- {slot 2} JST / {local time}

Agenda:
- {item 1}
- {item 2}

Could you let us know your availability by {deadline}?

5. 専門部署確認を分ける

判断基準

よくあるミスと対策

品質基準

• 時差、参加者、目的、成果物、期限が明示されていること
• 英文連絡がそのまま送れる粒度であること
• 契約、輸出管理、旅費、ビザ、安全の確認先が分かれていること
• 会議後に合意事項と未決事項が残ること

Available Tools

• Read: MOU案、メール、研究計画、参加者リスト、旅程の読み込み
• Write: 英文メール、ToDo表、アジェンダ、議事録、確認依頼文の作成
• WebSearch / WebFetch: 相手先機関、祝日、タイムゾーン、公開情報の確認
• Bash: 日程表、参加者表、資料一覧の整形