Project Meeting Ops

研究プロジェクト会議運営

What This Does

研究プロジェクトの定例会議、キックオフ、進捗確認会、評価前打合せを、決定事項と次アクションが残る形で運営する。単なる議事録作成ではなく、会議前の目的整理、日程調整、資料依頼、当日の論点管理、会議後の未決事項フォローまで支援する。

• 対象ユーザー: URA、研究支援担当者、プロジェクトマネージャー、PI、部局事務
• 解決する課題: 会議が情報共有だけで終わり、誰がいつ何をするかが曖昧になる
• 期待される効果: 進捗遅延、確認漏れ、資料未提出、次回会議までの放置を減らす

Required Inputs

• 会議の目的: キックオフ、月次進捗、予算確認、評価準備、共同機関連絡など
• 参加者: 氏名、所属、役割、必須/任意参加の区別
• 候補日時・制約: 候補日、締切、タイムゾーン、参加不可時間
• 決めたい事項: 会議で決定すべき項目
• 共有したい情報: 進捗、予算、成果、リスク、依頼事項
• 前回ToDo（任意）: 担当者、期限、完了状況
• 会議資料（任意）: 申請書、採択通知、予算表、進捗表、評価資料など

What It Produces

1. 日程調整文面: 候補日時、回答期限、参加必須者を含む依頼文 2. アジェンダ: 目的、論点、所要時間、担当者、決定事項の欄 3. 議事録テンプレート/議事録: 決定事項、未決事項、ToDo、次回確認事項を分離 4. フォローアップ文面: 会議後に参加者へ送る確認メール 5. 欠席者共有メモ: 欠席者が最低限追える要約

手順

1. 会議を開く必要性を確認する

まず会議の目的を1文で書く。目的が「情報共有」だけの場合は、メール・共有ドキュメントで足りるかを確認する。

今回の会議目的:
- 決めること:
- 相談すること:
- 共有だけでよいこと:

会議が必要な典型例:

• 研究計画、予算、契約、倫理、安全、知財に関する判断が必要
• 複数部署・共同機関の合意が必要
• 評価、報告、申請の締切から逆算して進捗確認が必要
• リスクや遅延があり、対応方針を決める必要がある

2. 参加者と役割を分ける

参加者を役割で整理し、必須参加者と情報共有のみの人を分ける。

3. 日程調整を行う

日程調整では、単に空き時間を聞くのではなく、締切から逆算した回答期限を置く。

件名: [日程調整] {プロジェクト名} {会議目的}

{会議目的} のため、下記候補で打合せを設定したく存じます。
恐れ入りますが、{回答期限} までに参加可否をご返信ください。

候補:
- {候補1}
- {候補2}
- {候補3}

主な論点:
- {論点1}
- {論点2}

事前に確認いただきたい資料:
- {資料名}

4. アジェンダを作る

アジェンダは「報告」ではなく「決定・確認・相談」に分ける。

5. 議事録を作成する

議事録は発言録ではなく、後で動ける管理表にする。

# 議事録

- 会議名:
- 日時:
- 参加者:
- 欠席者:
- 作成日:

## 決定事項
| No | 決定事項 | 根拠/背景 | 影響範囲 |
|----|----------|-----------|----------|

## ToDo
| No | タスク | 担当 | 期限 | 確認先 | 状態 |
|----|--------|------|------|--------|------|

## 未決事項
| No | 未決事項 | 何が不足しているか | 確認先 | 期限 |
|----|----------|--------------------|--------|------|

## 次回会議
- 目的:
- 候補時期:
- 次回までに必要な資料:

6. 会議後フォローを送る

会議後24時間以内を目安に、決定事項とToDoだけを短く送る。

件名: [共有] {会議名} 議事メモとToDo

本日の打合せの決定事項とToDoを共有します。
認識違いがあれば {確認期限} までにご連絡ください。

決定事項:
- {決定事項}

ToDo:
- {担当者}: {タスク}（期限: {期限}）

未決事項:
- {未決事項}: {確認先} に確認

判断基準

よくあるミスと対策

品質基準

• 会議目的、決めること、相談することが区別されていること
• 決定事項、ToDo、未決事項、確認先、期限が残っていること
• 欠席者が読んでも最低限の判断と依頼事項を理解できること
• 専門部署が必要な論点をRAが単独判断していないこと
• 次回会議の目的と準備物が明示されていること

Available Tools

• Read: 進捗表、前回議事録、予算表、申請書、採択通知の読み込み
• Write: 日程調整文、アジェンダ、議事録、フォローアップ文の作成
• WebSearch / WebFetch: 公募・FA・機関の最新締切や会議要件の確認
• Bash: ToDo表、参加者表、期限表の整形