Stakeholder Coordination

研究プロジェクト関係者調整

What This Does

研究費申請・採択後運営・共同研究・評価対応に関わる学内外の関係者を整理し、誰に何を確認し、どの合意が済み、何が未決かを見える化する。内部折衝・対外折衝を「メールを送る」だけでなく、責任分担、確認先、期限、エスカレーション先を含む調整計画にする。

• 対象ユーザー: URA、研究支援担当者、PI、プロジェクトマネージャー、部局事務
• 解決する課題: 関係者が多く、合意事項・未決事項・確認先が散在する
• 期待される効果: 確認漏れ、責任分担の曖昧さ、専門部署への相談遅れを減らす

Required Inputs

• 調整の目的: 申請準備、共同研究立上げ、採択後キックオフ、契約変更、評価対応など
• 関係者情報: 氏名、所属、役割、連絡先、決定権限
• 現在の状況: 決まっていること、未決事項、懸念、期限
• 関係する制度・部署: 経理、契約、知財、倫理、安全、輸出管理、情報セキュリティなど
• 期限: 公募締切、契約開始日、評価会、報告期限、学内締切
• 既存資料（任意）: 申請書、研究計画、予算表、契約案、議事録、メール

What It Produces

1. 関係者マップ: 役割、関心、決定権限、連絡優先度を整理 2. 合意事項・未決事項リスト: 決まったことと確認が必要なことを分離 3. 確認依頼文面: PI、共同機関、専門部署へ送る依頼メール 4. 調整ToDo表: 担当、期限、確認先、状態 5. エスカレーション案: 遅延・対立・制度判断が必要な場合の相談先

手順

1. 調整のゴールを定義する

調整の目的を、成果物または判断として書く。

調整ゴール:
- いつまでに:
- 誰の合意が必要で:
- 何を決める/提出する:

例:

• 申請書提出前に共同研究者の分担、予算、承諾を確定する
• 採択後キックオフまでに契約、経理、倫理、DMPの確認先を決める
• 評価会前に成果、遅延理由、今後の対応方針をPIと合意する

2. 関係者を分類する

3. 関係者マップを作る

| 関係者 | 所属 | 役割 | 決定権限 | 関心/懸念 | 依頼事項 | 期限 |
|--------|------|------|----------|-----------|----------|------|

決定権限が不明な場合は、早めに確認する。窓口担当と決裁者は別であることが多い。

4. 合意事項と未決事項を分ける

## 合意事項
| No | 内容 | 合意者 | 日付 | 根拠資料 |
|----|------|--------|------|----------|

## 未決事項
| No | 内容 | 何が不足しているか | 確認先 | 担当 | 期限 | 影響 |
|----|------|--------------------|--------|------|------|------|

未決事項は「誰かに確認」ではなく、確認先と期限を入れる。

5. 専門部署へ渡す論点を整理する

RAが最終判断してはいけない領域は、確認依頼に変換する。

6. 確認依頼文を作る

件名: [確認依頼] {プロジェクト名} {確認事項}

{プロジェクト名} について、下記の点をご確認いただけますでしょうか。

背景:
- {背景}

確認したい事項:
- {事項1}
- {事項2}

関連資料:
- {資料}

希望回答期限:
- {日付}

こちらで把握している未決事項:
- {未決事項}

7. 調整状況を更新する

調整ToDoは状態を持たせる。

判断基準

よくあるミスと対策

品質基準

• 関係者の役割、決定権限、依頼事項、期限が明示されていること
• 合意事項と未決事項が分離され、根拠資料が残っていること
• 専門部署へ確認すべき論点をRAが断定していないこと
• 調整ToDoに状態があり、期限超過時のエスカレーション先があること
• 研究者、事務、共同機関のどこで止まっているかが一目で分かること

Available Tools

• Read: 申請書、契約案、議事録、メール、予算表の読み込み
• Write: 関係者マップ、未決事項表、確認依頼文、調整ToDoの作成
• WebSearch / WebFetch: FA・機関公開情報、制度窓口、最新要件の確認
• Bash: 関係者表、ToDo表、期限表の整形