Event Organizer

オンライン勉強会 企画・運営

What This Does

研究者・URA・大学関係者がオンラインの勉強会や座談会を開催するための準備を、一貫してサポートするスキル。

• 対象ユーザー: 勉強会を企画・運営したい研究者、URA、大学スタッフ、研究コミュニティの主催者
• 解決する課題: イベント準備には企画書・告知文・アンケート設計など多くの作業があり、何から始めればよいかわからない。テンプレートを埋めても「この会らしさ」が出ない。
• 期待される効果: 会を開く動機（「火」）を起点に逆算して、必要な準備物だけを効率よく作れる。

固定条件: Luma（参加登録）＋ Zoom（当日配信）＋ 無料開催。それ以外の形式・規模・時間は対話を通じて決める。

Required Inputs

• 開催動機・テーマ（必須）: なぜこの会を開くのか、誰に届けたいのか
• 現在の決定事項（任意）: 日時・登壇者・形式など、すでに決まっていること
• 今日作りたいもの（任意）: 企画書、告知文、アンケートなど

What It Produces

ユーザーの状況と対話に応じて、以下の中から必要なものを作成する:

1. 企画書（Markdown）— 概要・企画趣意・登壇者情報・プログラム案・今後のアクション 2. 登壇者への招待メール — 依頼文・日程候補・登壇内容の説明 3. Lumaイベントページのコピー — タイトル・説明文（500字前後）・設定チェックリスト 4. SNS告知文 — Discord用（流れる文章）・X用（140字以内＋スレッド版） 5. Luma事前アンケート設計 — 3〜5問の設計案（質問文・形式・設計意図・当日の活用方法） 6. サムネイルHTML（任意）— 1200×630pxのOGP画像素材

手順

1. 「火」を聞く

準備の話に入る前に、まずイベントの動機を確認する。これがすべての土台になる。

「なぜこの会を開きたいと思ったんですか？」

この問いへの答えが見えてくると、プログラムの長さも登壇者の人数も告知の文体も自然と決まってくる。ユーザーがすでに説明してくれている場合は改めて聞かなくてよい。1〜2問ずつ確認しながら進める。

確認すべき核心:

• 参加者に終わった後、何を持ち帰ってほしいか
• 誰に来てほしいか。その人たちは今どんな問題を抱えているか
• 聴講型にしたいか、参加者同士が話す対話型にしたいか

2. 現状を把握する

「火」が見えてきたら、決まっていることと決まっていないことを整理する。

3. プログラムの方向性を提案する

ユーザーの「火」に合わせてプログラムの形を提案する。以下はあくまで参考の幅であり、正解ではない。

時間の目安:

• 短め（45〜60分）: 話題提供1〜2本＋質疑応答。気軽に参加できる
• 標準（75〜90分）: 話題提供2〜3本＋ディスカッション。情報と対話のバランスが取れる
• 長め（120分〜）: ワークショップや複数セッション。参加者の関与が深まる

参加者の関与度:

• 聴講型（発表＋Q&A）: 準備が楽。参加者は受け身になりやすい
• 対話型（ディスカッション）: 場のエネルギーが上がる。進行の技量が求められる
• 参加者も話す型（ライトニングトーク等）: コミュニティ感が生まれる

4. 必要な準備物を一緒に決めて作成する

何を作るかをユーザーと確認してから作業に入る。詳細な手順・テンプレートは以下の参照ファイルを読むこと:

ドラフトを出したらユーザーに確認し、フィードバックをもとに修正する。テンプレートをそのまま適用するのではなく、そのイベントの個性に合わせてチューニングすること。

5. Zoom・Lumaの設定チェック（当日準備）

作成物が揃ったら、開催前に以下を確認する:

• [ ] LumaイベントページURL・公開設定
• [ ] ZoomミーティングURL・パスコード
• [ ] 登壇者へのZoomリンク共有（前日リマインドも推奨）
• [ ] Luma事前アンケートの回答確認（当日ディスカッションの参考に）

品質基準

• 企画書・告知文が「このイベントの固有の動機」を反映している（汎用コピーになっていない）
• Lumaの説明文が読み手に語りかけるトーンになっている（公式文書のような硬さがない）
• 事前アンケートが3〜5問に収まっている（登録離脱を防ぐため）
• 境界条件（Luma＋Zoom＋無料）を変えるような提案をしていない

Available Tools

• Read: 参照ファイル（planning.md / promotion.md / survey.md）の読み込み
• Write: 企画書・告知文・アンケート設計などの出力ファイル作成
• WebFetch（任意）: Lumaや関連サービスの仕様確認

Phase 1: 企画 — 企画書・プログラム・登壇者招待

このファイルでは、イベントの企画フェーズで必要な3つのドキュメントをカバーする：

1. 企画書（内部共有用 or 登壇者への依頼時に添付） 2. プログラム案（タイムライン） 3. 登壇者招待メール

企画書の構成・プログラムの長さ・登壇者の人数は、ユーザーと対話して決めること。以下のテンプレートは「典型的な構成の一例」であり、従うべき正解ではない。イベントの性格に合わせて項目を足したり削ったりしてよい。

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1. 企画書

企画書は登壇者への依頼・共催者への説明・自分自身の整理など、複数の目的で使われる。MarkdownかWordで作るのが扱いやすい。

作る前に確認すること：

• 誰が読む企画書か（内部メモ？登壇者への依頼状？共催者向け？）
• どのくらい詳細な情報が必要か（1ページのサマリーで十分か、詳細プログラムも必要か）

企画書の典型的な構成（参考）

以下は一般的な構成例。ユーザーのイベントに不要なセクションは省いてよい。

# [イベントタイトル]

**[主催団体名]** オンライン勉強会
作成：[担当者名] ／ [作成日]

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## 概要

| 項目 | 内容 |
|------|------|
| イベント名 | [タイトル] |
| 主催 | [主催団体名]（事務局：[担当者名]） |
| 形式 | オンライン（Zoom）／ Luma 登録制 |
| 日時 | [日時（例：2026年○月○日（○）○○:○○〜○○:○○）] |
| 所要時間 | [○分] |
| 参加費 | 無料 |
| 対象 | [対象者の説明] |
| 共催（あれば） | [共催団体名] |

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## 企画趣意

[このイベントをなぜやるのか、どんな問題意識があるのか、参加者に何を持ち帰ってほしいかを書く。
200〜400字程度。Lumaページにそのまま転用できる文体にすると二度手間が省ける。]

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## 登壇者・話題提供

### [登壇者名1]（[所属]）
- 仮タイトル：**「[話題のテーマ（仮）]」**
- [どんな内容を話してもらうか、1〜3行で]

### [登壇者名2]（[所属]）
- 仮タイトル：**「[話題のテーマ（仮）]」**
- [内容]

（登壇者分繰り返す）

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## 当日プログラム（案）

| 時間 | 内容 | 担当 |
|------|------|------|
| 00:00〜00:10 | 趣旨説明・自己紹介 | [司会者] |
| 00:10〜00:25 | 話題提供① | [登壇者1] |
| 00:25〜00:40 | 話題提供② | [登壇者2] |
| 00:40〜01:05 | ディスカッション・質疑応答 | 全員 |
| 01:05〜01:10 | まとめ・告知 | [司会者] |

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## 運営方針

- [Luma登録制、Zoom開催、参加費無料など基本方針を箇条書き]
- 事前アンケート：参加者の状況・聞きたいことを事前収集しディスカッションに活用
- 記録：[録画する/しない、資料共有の方針など]

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## 今後のアクション

- [ ] [登壇者名]の日程・参加可否確認
- [ ] Lumaイベントページの作成・公開
- [ ] 告知文・サムネイルの準備
- [ ] 事前アンケートの設計

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*ご連絡は [メールアドレス] まで。*

企画書を作るときのポイント

趣旨文の書き方: 「なぜ今これをやるのか」から始めると読み手が乗りやすい。課題提起→この場でやりたいこと→参加者へのメリット、という流れが自然。ただし、これは一つのパターンに過ぎない。ユーザーのイベントの「火」がうまく伝わる構成をユーザーと一緒に考えること。

プログラムの時間配分: SKILL.mdの「プログラム設計の自由度」セクションを参考に、ユーザーが目指すイベントの性格（聴講型・対話型・参加者も話す型）に合わせて提案する。

「仮」をつける: タイトル・内容は「すべて仮です」と明示することで、登壇者が気軽に受けやすくなる。特に登壇者をまだ口説き中の場合は有効。

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2. 登壇者招待メール

登壇者への依頼は、企画書を添付（またはインライン）で送るのが基本。以下のテンプレートを参考に、ユーザーの口調や関係性に合わせて調整すること。

テンプレート（カジュアル〜ミドル）

件名：オンライン勉強会への登壇のお願い ——「[イベントタイトル]」

[宛名] さん

[送り主の自己紹介・関係性の確認、1〜2行]

このたび、[主催団体名]でオンラインの勉強会を企画しまして、
ぜひ[宛名]さんにお話しいただければと思い、ご連絡しました。

■ 企画概要
[企画書の概要テーブルを簡潔に記載、または「添付の企画書をご参照ください」]

■ お願いしたいこと
[宛名]さんには、[話してほしいトピックを1〜2行で]についてお話しいただければ幸いです。
時間は15〜20分程度を想定しています（ご希望に応じて調整可）。
内容は「仮」ですので、ご自身が話したいことを自由にお話しいただければ結構です。

■ 確認させてください
・[候補日時1]（[曜日]、[時間]）はご都合いかがでしょうか？
・他にご都合のよい日時があればお知らせください。

形式はZoom、参加費は無料のカジュアルな会です。
ご参加いただければとても心強いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

[送り主の名前]
[連絡先]

日程調整のコツ

• 候補日は2〜3個出しておくと相手が選びやすい
• 「○月中旬以降で、平日夕方（16〜18時）が希望」のように範

Phase 2: 集客 — Lumaページ・告知文・サムネイル

このファイルでは集客フェーズで作るものをカバーします：

1. Lumaイベントページのコピー（タイトル・説明文・各種設定） 2. 告知文（Discord・X用） 3. サムネイル素材（HTMLで生成する方法）

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1. Lumaイベントページ

Lumaはイベント登録ページを無料で作れるサービス。以下の要素を準備すること。

設定項目チェックリスト

• [ ] イベントタイトル（50字以内が望ましい）
• [ ] 日時（タイムゾーンに注意。日本開催なら JST で設定）
• [ ] 場所：「Online Event」を選択 → ZoomリンクをLuma上で設定（登録者だけに見せることができる）
• [ ] 説明文（500字前後。下記テンプレート参照）
• [ ] サムネイル画像（推奨サイズ：1200×630px）
• [ ] 登録フォームの質問（→ references/survey.md 参照）
• [ ] 公開設定：Public にして誰でもアクセス可能に
• [ ] URLスラッグ：意味のある短い文字列にする（例：ai-for-ra-20260520）

説明文テンプレート

Lumaの説明文は、参加を迷っている人が「これは自分に関係ある」と思えるかどうかで登録率が変わる。以下の流れで書くと読みやすい：

[問いかけ or 課題提起——1〜2文]

[このイベントの背景・問題意識——2〜4文]

[当日やること——箇条書き or 短いパラグラフ]

[参加対象——「○○に関心のある方ならどなたでも」と広めに取ると参加しやすい]

[形式・参加費など基本情報]

例（AI for RAイベントの場合）：

AI for Scienceへの関心が高まっています。でも、本当は研究よりも前にAIにやってほしいことがあるのではないでしょうか。そう、研究アドミニストレーション業務です。

>

研究費申請、報告書作成、イベント運営——猫の手も借りたい業務は山積みです。こうした研究アドミニストレーション（RA）の領域こそ、AIが力を発揮できる場ではないでしょうか。

>

すでにAIをRA業務に活かす取り組みはあちこちで静かに始まっています。3名の話題提供をきっかけに、実践している方もこれから試したい方も交えた、緩やかな意見交換の場にしたいと思っています。

>

・Zoom開催 ・参加費無料 ・どなたでも参加可

タイトルのコツ

• 「何についての会か」が一目でわかること
• サブタイトルで「○○はどこまで△△できるか？」のように問いの形にすると関心を引きやすい
• 英語タイトル＋日本語サブタイトルの組み合わせも使いやすい（例：「AI for RA：研究アドミニストレーション業務はどこまでAI化できるか？」）

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2. 告知文

Discord向け告知文

Discordは箇条書きよりも流れる文章の方が読まれやすい。絵文字は控えめに使うと読みやすい。

テンプレート：

📢 勉強会のお知らせ

[イベントタイトル] を開催します。

[1〜2文で「何をやる会か」を説明]

🗓 [日時]
💻 オンライン（Zoom）/ 参加費無料
🔗 詳細・登録：[LumaのURL]

[登壇者・話題提供者の紹介を1〜2行ずつ]

[対象者の一言説明。「○○に関心があればぜひ」]

お気軽にどうぞ！

X（旧Twitter）向け告知文

Xは140字制限があるため、核心だけを届けることを意識する。スレッドにして詳細を続けるか、Lumaリンクに飛ばすかどちらかのパターンがある。

シングルポスト版（140字以内）：

【勉強会】[タイトル]を開催します。
[1行で内容説明]
[日時]、Zoom・無料
登録 → [LumaURL]
#[関連ハッシュタグ]

スレッド版（1ツイート目）：

【勉強会のお知らせ】
[タイトル]（[日時]）を開催します🎉

[核心メッセージ1文]

詳細・登録はこちら👇
[LumaURL]

スレッド2ツイート目（登壇者紹介）：

登壇者：
・[登壇者1]（[所属]）：[一言紹介]
・[登壇者2]（[所属]）：[一言紹介]
・[登壇者3]（[所属]）：[一言紹介]

スレッド3ツイート目（対象・参加方法）：

こんな方に来てほしい：
・[対象者1]
・[対象者2]
・[対象者3]

Zoom・参加費無料・[Luma登録リンク]

ハッシュタグの選び方

イベントのテーマに関連するコミュニティで使われているタグを2〜3個つける。多すぎるとスパムっぽくなるので3個以内に絞ること。

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3. サムネイル素材

LumaページのOGP画像（SNSでシェアされたときに表示される画像）として使えるサムネイルを、HTMLで生成することができる。

HTMLサムネイルの作り方

以下の情報をユーザーから受け取り、HTMLファイルとして出力してからスクリーンショットを撮る：

• イベントタイトル
• 日時
• 登壇者名（任意）
• カラースキーム（背景色・文字色の希望）
• ロゴや特記事項（任意）

推奨サイズ： 1200×630px（SNS標準OGPサイズ）

デザインの基本方針：

• 背景は単色または軽いグラデーション（画像は背景として使わない方が読みやすい）
• タイトルは大きく、主催団体名・日時は小さく
• フォントはシステムフォント（Noto Sans JP等）でOK
• 「カジュアル感」が出るように凝りすぎない

HTMLテンプレート（基本形）：

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
<meta charset="UTF-8">
<style>
  * { margin: 0; padding: 0; box-sizing: border-box; }
  body {
    width: 1200px; height: 630px; overflow: hidden;
    background: [背景色];
    font-family: 'Noto Sans JP', 'Hiragino Sans', sans-serif;
    display: flex; align-items: center; justify-content: center;
  }
  .container {
    text-align: center;
    padding: 60px;
  }
  .label {
    font-size: 18px; color: [サブカラー];
    letter-spacing: 0.1em; margin-bottom: 20px;
  }
  .title {
    font-size: 52px; font-weight: bold;
    color: [メインカラー];
    line-height: 1.3; margin-bottom: 30px;
  }
  .subtitle {
    font-size: 24px; color: [サブカラー];
    margin-bottom: 40px;
  }
  .meta {
    font-size: 20px; color: [サブカラー];
  }
</style>
</head>
<body>
  <div class="container">
    <div class="label">[主催団体名] オンライン勉強会</div>
    <div class="title">[イベントタイトル]</div>
    <div class="subtitle">[サブタイトルがあれば]</div>
    <div class="meta">[日時] ｜ Zoom・無料</div>
  </div>
</body>
</html>

このHTMLをブラウザで開いてスクリーンショット（1200×630px）を撮ればそのままLumaに使えるサムネイルになる。Canvaで作りたい場合はこの情報を持ち込んで自作してもよい。

Phase 2: 集客 — 事前アンケート設計（Luma登録フォーム）

Lumaの登録フォームには、参加者の情報を事前に収集するためのカスタム質問を追加できる。うまく設計すると、当日のディスカッションが格段に充実する。

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事前アンケートの目的

事前アンケートは2つの目的がある：

1. 当日の運営に役立てる — 参加者の属性・興味・疑問を把握して、話題提供やディスカッションの内容に反映させる 2. 参加者に「自分ごと」を感じてもらう — 「どんな人が来るか」「自分はどう見られているか」を意識してもらうことで当日の参加姿勢が積極的になる

質問数は3〜5問に絞ること。多すぎると登録を諦める人が出る。

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推奨質問パターン

以下の5つのカテゴリから、イベントの性格に合わせて選ぶ。

カテゴリA: 属性・立場（1問）

目的: 参加者層を把握する。多様な属性が集まる会では特に有効。

例:

Q. あなたの立場に一番近いものを教えてください（複数選択可）

- 研究者（教員・ポスドク・学生）

- URA / 研究支援スタッフ

- 大学・研究機関の事務スタッフ

- 民間企業・スタートアップ

- その他（自由記述）

設計のポイント: 選択肢は5〜6個以内。「その他（自由記述）」を入れると意外な属性の参加者を発見できる。

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カテゴリB: 現在の取り組み・経験（1問）

目的: 参加者のリテラシーレベルと実践状況を把握する。ディスカッションの深度設定に役立つ。

例（AIイベントの場合）:

Q. 現在、AI・生成AIをどのくらい活用していますか？

- ほぼ毎日使っている

- 週に数回使う程度

- 試してみたことはある

- あまり使っていない / 使い方がわからない

例（研究テーマの場合）:

Q. 今回のテーマ「○○」に取り組んだことはありますか？

- 実践・研究している

- 関心があって勉強中

- 今日初めて知った

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カテゴリC: 聞きたいこと・期待（1問）

目的: ディスカッションの議題を事前に集め、当日に「参加者からこんな声がありました」として紹介できる。

例:

Q. 今日一番聞いてみたいこと・話し合いたいことを教えてください（自由記述）

設計のポイント: 自由記述にすること。選択肢式にすると発見が少なくなる。回答はそのまま当日スライドに載せてもよい（匿名で）。

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カテゴリD: 実践・課題の共有意欲（1問）

目的: 当日「話したい」「経験を共有できる」参加者を事前に把握する。ディスカッションでその人に振れる。

例:

Q. 今日の会で、あなた自身の取り組みや経験を共有できそうですか？

- ぜひ話したい

- 話せることがあるかも

- 今日は聞くのがメイン

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カテゴリE: 情報源・拡散（任意、1問）

目的: どこで知ったかを把握してプロモーション施策の改善に役立てる。

例:

Q. このイベントをどこで知りましたか？

- X（Twitter）

- Discord（[サーバー名]）

- 知人・口コミ

- メーリングリスト

- その他

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おすすめの4問セット

迷ったら以下の組み合わせが汎用的で使いやすい：

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アンケート結果の使い方

• 当日開始時: 「参加者の○%はすでに○○を実践中です」などと軽く紹介するだけで場が温まる
• ディスカッション中: 「先ほどのアンケートで○○という声がありましたが...」と引用する
• 話題提供の調整: 経験者が多い場合は実践レベルの話を深め、初心者が多ければ入門的な話を厚くする

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Lumaへの設定方法

Lumaの「Registration」設定画面で「Add a question」から追加できる。形式は以下から選べる：

• Short answer — 自由記述（短文）
• Long answer — 自由記述（長文）
• Single choice — ラジオボタン
• Multiple choice — チェックボックス

「Required」をONにすると必須回答になるが、任意にする方が離脱が減る。属性質問など「なくても登録してもらいたい」ものは任意にするのが無難。